Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung gemäß Art. 13 DSGVO

1. Verantwortlicher

Nexabased Solutions GbR
An der Bismarckhöhe 75, 72406 Bisingen
E-Mail: nexabased.solutions@gmail.com
Vertreten durch die Gesellschafter: David Mayer, Cedric Heusel

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Websitebesucher und Nutzer unseres KI-Rezeptionistendienstes nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage der DSGVO, insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

3. Besuch der Website

Verarbeitete Daten:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Browsertyp/-version
• Betriebssystem
• Referrer-URL

Zweck:

• Technische Bereitstellung und Sicherheit der Website

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an stabiler, sicherer Website)

Speicherdauer:

• Logfiles werden nach 7 Tagen automatisiert gelöscht

4. Nutzung unseres KI-Rezeptionisten (Produkt)

Wenn Sie über unseren KI-Rezeptionisten (z. B. telefonisch) mit uns in Kontakt treten, werden folgende Daten verarbeitet:

Verarbeitete Daten:

• Telefonnummer, Gesprächszeitpunkt und -dauer
• Gesprächsinhalt (ggf. Transkription / Audioaufnahme)
• Kalendereinträge (z. B. Name, E-Mail, Terminzeit)

Zweck:

• Automatisierte Annahme und Verarbeitung von Termin- oder Serviceanfragen
• Terminbuchung im Kundenauftrag

Rechtsgrundlage:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag/Anbahnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an effizienter Kommunikation)

Speicherdauer:

• Gesprächsdaten werden nach max. 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht

5. Eingesetzte Dienste und Tools

a) Vapi AI (Vapi AI, Inc., USA)

• Zweck: KI-gestützte Sprachverarbeitung (Verstehen, Sprechen, Transkription)
• Daten: Audio, Transkript, Anrufmetadaten
• Übermittlung in Drittland: USA - Standardvertragsklauseln (SCCs) abgeschlossen

b) Cal.com (Cal.com, Inc., USA)

• Zweck: Online-Terminbuchung, Kalendersynchronisation
• Daten: Name, E-Mail, Terminzeit, optional Nachricht
• Übermittlung in Drittland: USA - SCCs abgeschlossen

c) Telnyx / Sipgate

• Zweck: Telefonnummernbereitstellung, Anrufweiterleitung
• Daten: Rufnummern, Anrufverlauf, Gesprächszeit
• Standorte: USA (Telnyx) / Deutschland (Sipgate)

6. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörde z. B. in NRW:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW, ldi.nrw.de

7. Drittstaatentransfers

Bei der Nutzung von Vapi AI, Cal.com und Telnyx erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA. Dabei greifen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gem. Art. 46 DSGVO zurück, ergänzt um technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (z. B. Verschlüsselung, Pseudonymisierung, Zugriffsmanagement).

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder technische Entwicklungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar.